Ocho pasos para lograr un programa de beneficios opcionales exitoso

Corporate Synergies en español

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Los productos opcionales siempre han sido un componente importante de una cartera de beneficios para empleados. Pero se está formando una verdadera tormenta y los beneficios opcionales se están acercando al centro de una estrategia integral de beneficios. Los factores clave comprenden los siguientes:

  • El continuo aumento de los costos de la atención médica y el seguro médico.
  • La Ley de Atención Médica Asequible (Affordable Care Act, ACA) y su enfoque en aumentar el consumismo en la cobertura de seguro y de atención médica.
  • La diversidad de las necesidades en materia de beneficios de empleados de distintas generaciones.

Los empleadores están empezando a entender que los productos opcionales contribuirán a reducir y a controlar los costos de los beneficios de atención médica y bienestar, satisfacer las necesidades de la fuerza laboral existente y contribuir a atraer y retener a empleados de calidad. Si bien el interés en productos opcionales está aumentando y los empleadores están diseñando carteras de beneficios para incluirlos, su trabajo básicamente se pierde si no se comunican efectivamente las nuevas ofertas de productos a la fuerza laboral. Un estudio reciente de MetLife1 descubrió que un tercio de los empleados no participan activamente en la inscripción en su plan anual de beneficios aunque los empleadores se comuniquen con ellos. Para estimular el interés de la fuerza laboral en los beneficios, especialmente si el programa incorpora productos opcionales, los empleadores necesitan un plan. Estos ocho pasos pueden ayudarle a generar un programa de beneficios opcionales exitoso:

  1. Ofrezca beneficios opcionales en función de lo que usted sabe de sus empleados.
    ¿Qué tipos de beneficios quieren y necesitan sus empleados? Las necesidades pueden surgir de las características demográficas de la fuerza laboral, los acontecimientos de la vida o brechas en la cobertura básica que hacen que los participantes del plan sufran un riesgo financiero significativo de gastos que salen de sus bolsillos. La administradora de servicios de nómina ADP2 sugiere encuestar a la fuerza laboral para determinar sus preferencias y luego agregar productos opcionales al plan básico para responder a esas necesidades. Después de eso, hay que aumentar el interés en el plan de beneficios a través de una comunicación frecuente (volveremos sobre eso en un minuto). Una encuesta entre empleados del estudio de MetLife mencionado anteriormente descubrió que es dos veces más probable que los empleados interesados acepten que sus empleadores ofrezcan una gama de beneficios que satisfagan sus necesidades personales y las de su familia.
  2. Ofrezca beneficios opcionales en función de lo que usted sabe de sus competidores.
    Los beneficios opcionales pueden contribuir a diferenciar a su organización de sus competidores. Empiece por comparar los beneficios ofrecidos por otros empleadores de su sector y de su región geográfica. Este proceso le ayudará a competir por empleados de calidad y a retenerlos. Sus beneficios opcionales deberían estar en consonancia con los ofrecidos por sus competidores o incluso podrían ser mejores para permitirle contratar a los mejores talentos del sector y posicionarse por delante de sus competidores.
  3. El apoyo y el compromiso de la gerencia son fundamentales.
    El apoyo de la jerarquía de su organización contribuirá en gran medida a garantizar que el programa de beneficios opcionales que usted ofrece sea considerado por los empleados a la luz de sus propias necesidades y situaciones personales. Los ejecutivos, los jefes de departamento y los supervisores de línea pueden ser excelentes promotores de su paquete de beneficios. Ayude a los gerentes a entender el valor de los beneficios opcionales y aliéntelos a difundirlos. Sin el apoyo de los superiores, es probable que el programa opcional fracase desde el comienzo.
  4. Planificar antes del lanzamiento es esencial.
    La planificación prepara el terreno para un lanzamiento exitoso del programa opcional. Este proceso abarca:

    • Elegir como socias a las aseguradoras correctas.
    • Diseñar un plan de beneficios opcionales de varios años con un máximo de dos o tres productos ofrecidos por año.
    • Decidir en qué momento del año ofrecer los beneficios, ya sea en la inscripción abierta habitual o fuera de ese período.

Una vez tomadas las decisiones, desarrolle un plan de implementación formal que identifique las partes involucradas en el lanzamiento (el agente o consultor de beneficios, las aseguradoras, la empresa de inscripción, el administrador externo, etc.). El plan debe contar con fechas para cada paso de la implementación y asignar responsabilidades. Antes del lanzamiento, haga una reunión o una llamada en conferencia con todas las partes pertinentes para hablar sobre la logística.
La planificación previa ayudará a abordar los desafíos que surjan, como empleados que requieran información sobre los beneficios en un idioma que no sea inglés o servicios de traducción durante las reuniones informativas y de inscripción. Asegúrese de desarrollar una línea de tiempo. Establezca las expectativas respecto a cada parte y haga que todos firmen su plan de implementación.

  1. Facilite la inscripción mediante opciones de canales.
    Incorpore diversos canales de inscripción para satisfacer las necesidades y los gustos de su fuerza laboral, especialmente si es de distintas generaciones. Los avances tecnológicos han permitido crear plataformas de inscripción adaptadas a prácticamente cualquier característica demográfica. Algunos empleados se pueden sentir más cómodos inscribiéndose a través de un centro de atención telefónica, mientras que otros preferirán usar las opciones que se ofrecen a través de sitios web o de teléfonos inteligentes. Haga lo que esté en sus manos para tener en cuenta a todos; ellos responderán con mayor interés.
  2. Antes de intentar inscribir a los empleados, infórmelos.
    Las reuniones informativas grupales y las sesiones de asesoramiento personal son esenciales para el éxito del lanzamiento de un programa opcional. Durante las reuniones grupales, los empleados suelen dar el primer vistazo a los productos opcionales y ese contexto les permite hacer preguntas antes de iniciar la inscripción. Las sesiones personales con asesores de productos opcionales pueden ayudar a que los empleados comprendan qué productos encajan con sus necesidades personales.
  3. Sea reiterativo.
    La primera regla del lanzamiento de un programa de beneficios es comunicarse con frecuencia. La segunda regla es mantener la simplicidad. El estudio de MetLife descubrió que el interés de los empleados aumentaba cuando los empleadores se comunicaban en relación con los beneficios a lo largo de todo el año. Más del 40% de los encuestados que estaban interesados en la inscripción anual dijeron que sus empleadores se habían comunicado en relación con el programa a lo largo de todo el año. Los empleados en general necesitan al menos tres puntos de contacto para la comunicación durante el lanzamiento de beneficios opcionales porque necesitan tiempo para revisar la información del plan y procesarla. Además de las sesiones personales y las reuniones en grupo, envíe una carta de anuncio de beneficios del director ejecutivo o el presidente. Proporcione folletos sobre los beneficios personalizados. Cuelgue carteles y entregue volantes. Incluya avisos con la nómina. Envíe correos electrónicos. Pida a su agente o aseguradora que realice una transmisión por Internet.
  4. Haga un seguimiento luego de la inscripción.
    La información de inscripción de los empleados debe comunicarse rápidamente a las aseguradoras para que se inicie el proceso de aseguramiento. Una vez efectuado el aseguramiento, se deben generar informes de deducciones para enviárselos al empleador y al proveedor de servicios de nómina. Luego de la inscripción, haga una reunión de seguimiento para evaluar qué funcionó en el programa y qué no funcionó y usar la información para planificar estrategias futuras. También se debe efectuar una evaluación y calificación final de la aseguradora, los asesores de inscripción y de todo el proceso. Y recuerde encuestar a los empleados para pedirles su opinión porque eso puede traducirse en (adivine qué) más interés por parte de los empleados.

Seguir los pasos planteados arriba le ayudará a crear una estrategia de beneficios que responda a las necesidades de sus empleados y que implemente con éxito los beneficios opcionales en su cartera.

111° Estudio anual de MetLife sobre tendencias en la inscripción de los empleados
2 Los siete pasos de ADP para una inscripción abierta más exitosa

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